在國家大力推進電子檔案管理的背景下，遠光軟件股份有限公司針對企業普遍存在的海量電子檔案“收集難、查閱難、保管難”等問題，依托新興技術研究，以實際業務應用及檔案管理需求為導向，重塑檔案管理模式，推出了全新的智慧型檔案全生命周期管理解決方案。

 

早在2002年，遠光軟件就開始了檔案管理電子化的研究與探索，推出了自主研發的電子會計檔案系統V1.0，并獲選為“國家重點產品”和“廣東省高新技術產品”。隨著新技術的深入應用，遠光軟件推出全新的電子檔案管理系統，并將系統與用于資料分類歸檔的智能歸檔柜、智能密集架等智能管理硬件進行軟硬結合，實現了檔案的歸檔自動化、保管電子化和利用網絡化，打通了企業信息化建設的最后一公里，大幅提升了企業數據資產的利用率，讓海量電子檔案發揮更大價值。

 

 

遠光智慧檔案從源頭入手，將檔案管理活動向前延伸至檔案的形成階段，通過外部直連、內部貫通以及離線補采的方式，全場景自動獲取電子檔案，形成結構化數據與非結構化數據，并相互關聯，同時進行檔案數據源頭信息查驗，確保數據源頭的準確性以及電子檔案的合規性。此外，通過在歸檔過程中建立檔案數據間的有機聯系，構建多源異構數據的自動匯聚歸檔，實現線上數據的一體化管理，推進前端業務的全流程電子化、線上化，加速推進無紙化辦公。

 

 

遠光智慧檔案引入了智能制造、物聯網、人工智能等先進技術，結合票據交收設備、裝盒設備、AGV機器人、智能密集架、智能檔案盒等智能硬件的應用，實現實物檔案從交收、分揀、裝盒、歸檔、存取等全過程的無人自動化管理，并與線上電子檔案對接匹配，強化一體化管理。

 

依托軟硬一體化整合應用技術，遠光軟件進一步研發了無人智慧檔案館，利用非接觸式的RFID讀寫設備，以移動機器人為載體實現檔案的存取、查找、盤點工作過程的全自動化管理，大大降低了檔案管理成本。

 

 

針對當前檔案安全管控存在的問題，遠光軟件積極應對當前電子檔案管理面臨的挑戰，通過統一身份認證配合區塊鏈、數字簽名、數字水印、PDF固化等技術手段，全方位提升電子檔案安全，并運用大數據、知識圖譜等技術，實現檔案數據自動聚類，滿足不同業務場景的數字檔案智能化精準管理需求。

 

首先，應用區塊鏈真實可信、防篡改、可追溯等技術特性，構建區塊鏈電子檔案管理應用。區塊鏈作為一個標準服務，為各類電子文件進行存證保護，并向各相關業務系統提供API接口，供業務系統調用。僅在區塊鏈上保存電子檔案文件的特征信息及檢索必要的檔案屬性元數據，對檔案進行驗證時，僅需對現有文件計算哈希值并與區塊鏈中對應值進行對比，如有差異則表示保存文件被篡改。通過對檔案系統不同階段數據上鏈保護電子檔案的真實性，并可在電子檔案借閱后進行真實性驗證。

 

保持電子檔案系統獨立性的前提下，提升電子檔案系統實時災備能力，提高系統的生命力。

 

建立高效快捷的電子檔案查驗渠道，辨別電子檔案的真偽。

 

實現檔案精細化授權訪問調閱。

 

其次，基于OCR+NLP等技術構建一站式檔案利用服務平臺，將歸檔電子文件和流轉信息進行整合，形成價值信息知識圖譜，對業務數據形成軌跡相關聯的信息進行梳理，深入分析挖掘，抽取形成問題及其處理行為的類型，追溯形成問題與行為線索，實現對經營管理過程的業務處理方式和管理行為模式線索的實時追索稽核，為稽核和風險控制工作的融合提供支撐。通過知識圖譜增強檔案數據挖掘，促進檔案向知識服務的轉變，實現檔案管理從“數據”到“智慧”的全面升級。

 

檔案管理的智慧化，是基于企業數字化轉型、實現高質量發展的長遠考量。遠光智慧檔案在推進檔案電子化、無紙化的落地，加速企業內部流程整合和業務變革方面成效顯著，節約了人力、物力、財力等資源消耗，有效提升了企業管理效率與質量。

 

目前，遠光軟件已成功打造了30多個不同規模的智慧檔案館，檔案管理相關的軟硬件產品已在北京、浙江、廣東、內蒙古等全國多個省份的3000多家單位成功應用。近期，隨著增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔多個試點項目落地驗收，遠光軟件在檔案電子化管理方面標準化、專業化建設能力日益強化。下一步將不斷創新、深化、拓展試點建設成效，努力為檔案管理的智慧化提供可復制、可推廣的“標桿經驗”，加快推進無紙化辦公，助力國家“雙碳”目標的落地。