在國(guó)家大力推進(jìn)電子檔案管理的背景下，遠(yuǎn)光軟件股份有限公司針對(duì)企業(yè)普遍存在的海量電子檔案“收集難、查閱難、保管難”等問題，依托新興技術(shù)研究，以實(shí)際業(yè)務(wù)應(yīng)用及檔案管理需求為導(dǎo)向，重塑檔案管理模式，推出了全新的智慧型檔案全生命周期管理解決方案。
早在2002年，遠(yuǎn)光軟件就開始了檔案管理電子化的研究與探索，推出了自主研發(fā)的電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)V1.0，并獲選為“國(guó)家重點(diǎn)產(chǎn)品”和“廣東省高新技術(shù)產(chǎn)品”。隨著新技術(shù)的深入應(yīng)用，遠(yuǎn)光軟件推出全新的電子檔案管理系統(tǒng)，并將系統(tǒng)與用于資料分類歸檔的智能歸檔柜、智能密集架等智能管理硬件進(jìn)行軟硬結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了檔案的歸檔自動(dòng)化、保管電子化和利用網(wǎng)絡(luò)化，打通了企業(yè)信息化建設(shè)的最后一公里，大幅提升了企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的利用率，讓海量電子檔案發(fā)揮更大價(jià)值。
數(shù)據(jù)一體化管理，推動(dòng)業(yè)務(wù)處理全流程無紙化
遠(yuǎn)光智慧檔案從源頭入手，將檔案管理活動(dòng)向前延伸至檔案的形成階段，通過外部直連、內(nèi)部貫通以及離線補(bǔ)采的方式，全場(chǎng)景自動(dòng)獲取電子檔案，形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并相互關(guān)聯(lián)，同時(shí)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)源頭信息查驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)源頭的準(zhǔn)確性以及電子檔案的合規(guī)性。此外，通過在歸檔過程中建立檔案數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系，構(gòu)建多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的自動(dòng)匯聚歸檔，實(shí)現(xiàn)線上數(shù)據(jù)的一體化管理，推進(jìn)前端業(yè)務(wù)的全流程電子化、線上化，加速推進(jìn)無紙化辦公。
軟硬一體化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理全自動(dòng)化
遠(yuǎn)光智慧檔案引入了智能制造、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，結(jié)合票據(jù)交收設(shè)備、裝盒設(shè)備、AGV機(jī)器人、智能密集架、智能檔案盒等智能硬件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案從交收、分揀、裝盒、歸檔、存取等全過程的無人自動(dòng)化管理，并與線上電子檔案對(duì)接匹配，強(qiáng)化一體化管理。
依托軟硬一體化整合應(yīng)用技術(shù)，遠(yuǎn)光軟件進(jìn)一步研發(fā)了無人智慧檔案館，利用非接觸式的RFID讀寫設(shè)備，以移動(dòng)機(jī)器人為載體實(shí)現(xiàn)檔案的存取、查找、盤點(diǎn)工作過程的全自動(dòng)化管理，大大降低了檔案管理成本。
AI+區(qū)塊鏈技術(shù)賦能，助力檔案管理智慧升級(jí)
針對(duì)當(dāng)前檔案安全管控存在的問題，遠(yuǎn)光軟件積極應(yīng)對(duì)當(dāng)前電子檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，通過統(tǒng)一身份認(rèn)證配合區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、PDF固化等技術(shù)手段，全方位提升電子檔案安全，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)、知識(shí)圖譜等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)聚類，滿足不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景的數(shù)字檔案智能化精準(zhǔn)管理需求。
首先，應(yīng)用區(qū)塊鏈真實(shí)可信、防篡改、可追溯等技術(shù)特性，構(gòu)建區(qū)塊鏈電子檔案管理應(yīng)用。區(qū)塊鏈作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)，為各類電子文件進(jìn)行存證保護(hù)，并向各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供API接口，供業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用。僅在區(qū)塊鏈上保存電子檔案文件的特征信息及檢索必要的檔案屬性元數(shù)據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，僅需對(duì)現(xiàn)有文件計(jì)算哈希值并與區(qū)塊鏈中對(duì)應(yīng)值進(jìn)行對(duì)比，如有差異則表示保存文件被篡改。通過對(duì)檔案系統(tǒng)不同階段數(shù)據(jù)上鏈保護(hù)電子檔案的真實(shí)性，并可在電子檔案借閱后進(jìn)行真實(shí)性驗(yàn)證。
保持電子檔案系統(tǒng)獨(dú)立性的前提下，提升電子檔案系統(tǒng)實(shí)時(shí)災(zāi)備能力，提高系統(tǒng)的生命力。
建立高效快捷的電子檔案查驗(yàn)渠道，辨別電子檔案的真?zhèn)巍?/div>
實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化授權(quán)訪問調(diào)閱。
其次，基于OCR+NLP等技術(shù)構(gòu)建一站式檔案利用服務(wù)平臺(tái)，將歸檔電子文件和流轉(zhuǎn)信息進(jìn)行整合，形成價(jià)值信息知識(shí)圖譜，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)形成軌跡相關(guān)聯(lián)的信息進(jìn)行梳理，深入分析挖掘，抽取形成問題及其處理行為的類型，追溯形成問題與行為線索，實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)營(yíng)管理過程的業(yè)務(wù)處理方式和管理行為模式線索的實(shí)時(shí)追索稽核，為稽核和風(fēng)險(xiǎn)控制工作的融合提供支撐。通過知識(shí)圖譜增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)挖掘，促進(jìn)檔案向知識(shí)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案管理從“數(shù)據(jù)”到“智慧”的全面升級(jí)。
檔案管理的智慧化，是基于企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)考量。遠(yuǎn)光智慧檔案在推進(jìn)檔案電子化、無紙化的落地，加速企業(yè)內(nèi)部流程整合和業(yè)務(wù)變革方面成效顯著，節(jié)約了人力、物力、財(cái)力等資源消耗，有效提升了企業(yè)管理效率與質(zhì)量。
目前，遠(yuǎn)光軟件已成功打造了30多個(gè)不同規(guī)模的智慧檔案館，檔案管理相關(guān)的軟硬件產(chǎn)品已在北京、浙江、廣東、內(nèi)蒙古等全國(guó)多個(gè)省份的3000多家單位成功應(yīng)用。近期，隨著增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔多個(gè)試點(diǎn)項(xiàng)目落地驗(yàn)收，遠(yuǎn)光軟件在檔案電子化管理方面標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化建設(shè)能力日益強(qiáng)化。下一步將不斷創(chuàng)新、深化、拓展試點(diǎn)建設(shè)成效，努力為檔案管理的智慧化提供可復(fù)制、可推廣的“標(biāo)桿經(jīng)驗(yàn)”，加快推進(jìn)無紙化辦公，助力國(guó)家“雙碳”目標(biāo)的落地。
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