文檔的概念
計算機用語中，一般將WORD、EXCEL等文字編輯軟件產生的文件叫文檔。在生活中，普遍的文檔概念是凡是信息的載體都可稱之為文檔。比如WORD、EXCEL、WPS等字處理軟件生成的文檔我們稱為WORD、EXCEL、WPS文檔;拍照、截屏、繪圖軟件生成的文檔我們稱之為JPEG、BMP、PSD、PNG文檔;看電影、聽音樂、音視頻編輯軟件生成的文檔我們稱之為RMVB、AVI、MP3、WAV文檔。還有其他如數據庫軟件、工程制圖軟件等產生的文檔。從范圍來講，文檔一般是一類文件的總稱，而文件指單個的文檔。
文檔的使用
其實，文檔的定義還有另一種說法：文檔是軟件研發、測試、使用中的輔助資料，用戶保證軟件研發的效率、使用效果的必備資料。綜合以上，文檔是主要存在于計算機中，用于記錄數據的數據載體。知道了文檔的來由，我們了解下文檔的重要性，其重要的不是數據載體，而是載體上所存在的數據。在計算機沒普及的時候，文檔所記錄的大都是公司軟件研發的一些關鍵信息，到后來使用計算機的個人、公司越來越多，包括政府都實現辦公信息化了。文檔里所記錄的數據也五花八門，從公司的經營數據、財務狀況、核心技術到個人資料、個人隱私再到政府公文、涉密信息是無所不包，無所不能記錄。
文檔的安全
既然文檔啥都能記錄，那就好好利用吧。從家里水電費記錄，到銀行卡密碼，凡是瑣碎的、懶得記的都記錄起來;從每日心情，到隨筆散文，凡是能抒發的都寫進去;從公司財務，到軟件代碼，凡是能省紙張的都放進文檔里。于是乎，文檔作用大了去了——凡是你能想到的，我都幫你記錄并保存起來。問題隨之而來，你這么能耐，我啥時候想看就看，那是不是別人也能想看就看啊?答曰：別人得不到，他怎么看呢。但是人類好奇心的力量是無窮大的，木馬、鍵盤監控程序、病毒程序、趁你不在電腦身邊時偷偷拷走，能想到的招是非常多的，反正我就是要看你的文檔內容。
文檔的加密
通過以上敘述，文檔加密的必要性就不言而喻——保護重要信息不被他人看到。下自保護個人隱私，上至保護國家秘密，文檔加密無所不包，無所不容。簡單來說文檔加密就是對想要加密的文檔通過一種特別算法處理，使得文檔的內容由可以理解的文字數字變為一段看不懂的外星文字。當然，自己是擁有密鑰的，只要輸入對應密鑰，外星文字就又變成地球文字了。而我們所要保護的，就是能隨身攜帶的密鑰了。那如果別人拷走加密后的文檔，是否能破解呢?這點請放心，現在的加密算法想要破解的話，大約需要一臺每秒計算一百萬次的計算機連續不斷運行2285年才能算出來。
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