隨著社會的發(fā)展，信息產(chǎn)生的速度不斷加快，交互需求逐漸增多。在信息流通的過程中，人們往往關(guān)注信息的儲存和處理過程，但作為整個信息流程的交互過程，文檔信息輸入輸出的安全和管理一直缺乏重視。

在近年來的政務(wù)信息化進程中，同電子政務(wù)平臺建設(shè)、數(shù)據(jù)共享與集中等焦點問題一樣，文檔信息的輸入和輸出交互變得越發(fā)重要。其中，文印設(shè)備作為政府部門必需的文檔輸入輸出設(shè)備，承載著大量與國家利益緊密相關(guān)的重要信息。如何對其進行有效的管理和維護，成為信息安全和流程優(yōu)化等課題的重中之重。

“單機”隔離成基本保密方式

在政府機構(gòu)內(nèi)部，各部門一般從空間上相互獨立，每個屋子也都單獨配備了打印機，以確保信息保密。但是，這樣的打印設(shè)備功能卻很有限，且布置分散，運營成本過高，不能滿足當前文印管理需要。 為解決效率問題，不少部門專門設(shè)置了文印中心，但是這樣的文印中心也在安全和效率兩方面面臨著新的挑戰(zhàn)。

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“目前我們使用文印設(shè)備的流程還是比較簡單的，尤其是非窗口單位，基本上就是用自己的桌面打印機打印日常工作需要的文件，如果是大量地打印、復(fù)印文件，就去專門的文印室。我們對于日常使用的打印機并沒有特別復(fù)雜的要求，主要是安全、穩(wěn)定、快速、易操作。保密的重要性對于機關(guān)單位來說也非常重要，目前我們所采用的方法就是內(nèi)外網(wǎng)隔離，文印設(shè)備基本不聯(lián)網(wǎng)，每人使用一臺桌面打印機。”國務(wù)院機關(guān)事務(wù)管理局公共機構(gòu)節(jié)能管理司黃滔處長介紹。

然而在實際工作中，政府機關(guān)的文印管理流程仍存在著漏洞，比如打印機管理長期處于分散狀態(tài)、打印設(shè)備缺少專人管理等。對文印流程缺少管理，信息安全和保密自然難以得到保障，再加上辦公室人員流動頻繁以及人為的文件遺留等問題，信息泄露的風(fēng)險依然需要處處防范。

軟件+硬件：安全管理有力保障

作為有效實現(xiàn)文印安全和管理的技術(shù)手段，越來越多的文印管理解決方案在相關(guān)領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)廠商如惠普公司的引領(lǐng)下，取得了重大的進展與突破，為相關(guān)部門和企事業(yè)單位提供了有力的技術(shù)支持和保障。

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國家信息中心信息安全研究與服務(wù)中心主任吳亞非舉例說，一些涉密的部門與機構(gòu)，在電腦上操作打印重要文檔信息后，在去文印室領(lǐng)取打印文件的這段時間就屬于空檔期，很容易造成機密的泄露。之前針對這種文印安全的解決方案是給每個職工都單獨配一臺打印機，這樣雖然可以很好的解決安全問題，卻造成了采購、使用和管理方面的大量浪費。

現(xiàn)在，可以通過為每個辦公室或部門配置一臺擁有PIN碼打印技術(shù)的打印機，即可有效控制重要信息的文印輸出安全，同時兼顧使用和管理成本，并大幅提升政務(wù)工作效率。此外，通過惠普Web Jetadmin文印管理軟件，IT管理員可以積極有效地對整個單位的內(nèi)部文印設(shè)備進行集中管理，并實現(xiàn)故障的遠程排除，大大提高了人員工作效率與設(shè)備運營效率，防患于未然，真正實現(xiàn)安全規(guī)劃與管理。

加強管理，從架構(gòu)層面提升效率

國家審計署信息辦主任王智玉指出，政府部門關(guān)注文檔文件信息安全、加強對文印設(shè)備的主動管理、提升信息的流轉(zhuǎn)效率，是時代發(fā)展的必然趨勢。有效、積極地管理文檔信息流轉(zhuǎn)不僅能夠提升各部門協(xié)同工作效率，保障信息安全，更能幫助政府部門降低風(fēng)險，同時響應(yīng)國家對于節(jié)能減排、低碳環(huán)保的政策要求，起到很好的示范作用。

惠普文印架構(gòu)工程師介紹，大多數(shù)企業(yè)并未制定包含打印與成像系統(tǒng)管理在內(nèi)的IT架構(gòu)管理綜合戰(zhàn)略，沒有將打印與成像納入總體基礎(chǔ)架構(gòu)改進計劃。而只有對整個打印與成像網(wǎng)絡(luò)實行標準化管理，才能保障整個文印系統(tǒng)高效、節(jié)能。優(yōu)化基礎(chǔ)架構(gòu)的優(yōu)勢包括：通過縮減維護、資源和耗材支出降低總體成本;借助高度可靠、易于維護且高效安全的基礎(chǔ)架構(gòu)降低成本。通過有效的文印管理，還能減少停機時間可，保證打印與成像環(huán)境的可用性和穩(wěn)定性，簡化設(shè)備與耗材的管理和監(jiān)控流程。

“在采購的時候，不是考慮需要買一臺或是兩臺機器，而是從整個部門、整個系統(tǒng)的角度考慮采用什么樣的文印解決方案。這個方案包括需要的設(shè)備、管理設(shè)備的軟件以專業(yè)人員的服務(wù)等等。這樣整體考慮，對降低成本、提高效率十分有益。”惠普工程師說。

文印設(shè)備作為政府部門重要的信息交互終端，關(guān)系到政府部門的關(guān)鍵信息安全和整體效率提升。政務(wù)文件信息的安全和管理不僅要靠制度和人員來進行保障，安全可靠的硬件與高效嚴謹?shù)牧鞒誊浖⑴e將成為實現(xiàn)文檔與信息安全和管理的有力手段。相信通過政府與社會的共同努力，文檔信息輸入輸出的安全和管理將得到更多重視，成為政府和大型企業(yè)加強管理，提升效率的必由之路。