當(dāng)Kelly Battles接任Host Analytics公司的首席財(cái)務(wù)官一職時(shí)，她發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的新團(tuán)隊(duì)面臨司空見慣的問題而停頓不前：流程效率低下，缺少合適的工具，分支機(jī)構(gòu)又缺乏聯(lián)系。
Battles在接受采訪時(shí)說：“許多團(tuán)隊(duì)四分五裂，擁有同一數(shù)據(jù)的多個(gè)版本，有好多電子表格——電子表格到處都是，流程完全手動(dòng)，盡管我們公司規(guī)模比較小，還是面臨成本高、難度大、速度慢的問題。”結(jié)果，Host Analytics公司的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)那時(shí)把大多數(shù)時(shí)間用在了單調(diào)乏味的基本工作上，比如月末結(jié)賬(用Battles的話來說是“例行手續(xù)”)，而不是幫助這家新興公司開拓和發(fā)展業(yè)務(wù)。這家公司在四個(gè)辦事處有150名員工，包括遠(yuǎn)在印度的一個(gè)辦事處。
意外的轉(zhuǎn)折是,Battles在 2009年加盟Host Analytics時(shí)，這家公司其實(shí)還沒有在使用自己的產(chǎn)品。Host Analytics專門開發(fā)軟件即服務(wù)(SaaS)應(yīng)用軟件，它把這些軟件打包成企業(yè)績效管理軟件來銷售，如面向預(yù)算編制、財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、規(guī)劃、合并和報(bào)告等財(cái)務(wù)職能。
于是，Battles開始對(duì)她的團(tuán)隊(duì)及公司的應(yīng)用軟件和流程進(jìn)行改造，在此過程中幫助促使整個(gè)公司向SaaS進(jìn)行轉(zhuǎn)變。今天，這家公司只針對(duì)微軟Office采用預(yù)置型軟件許可證;它的其他所有應(yīng)用軟件都在網(wǎng)上交付。單單財(cái)務(wù)部門就在六個(gè)月里面添加了六款SaaS工具，包括自己開發(fā)的Host Analytics套件、NetSuite企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)和四款支持性應(yīng)用軟件，比如Boomi集成軟件和工資單處理系統(tǒng)。Battles說：“對(duì)我來說，憑借如此精干的一支團(tuán)隊(duì)，能夠在六個(gè)月里面部署六款生產(chǎn)力工具非常了不起，而且收到了良好成效。”Battles將這與她在之前那家公司的經(jīng)歷作了一番比較，那家公司部署預(yù)置型ERP系統(tǒng)花了整整一年才完成，而且在此期間要求其他所有技術(shù)項(xiàng)目都暫停。單單ERP部署費(fèi)用就花了200萬美元;相比之下，Host Analytics花在所有財(cái)務(wù)系統(tǒng)上的費(fèi)用加起來每年還不到5萬美元。誠然，它沒必要掏錢購買自己開發(fā)的應(yīng)用軟件;但Battles表示，就算果真購買，每年成本也不會(huì)超過5萬美元這個(gè)大關(guān)。
對(duì)于Host Analytics來說，使用自己的財(cái)務(wù)套件，對(duì)外宣傳起來顯然更有說服力;一家SaaS開發(fā)商不依賴自己開發(fā)的平臺(tái)，就有點(diǎn)像面包店不品嘗自己做的杯形蛋糕。但是之所以能夠更廣泛地向托管型應(yīng)用軟件遷移，這有賴于搞定了效率低下的支離破碎的流程，這些流程是瓶頸，擠占了六人組成的財(cái)務(wù)部門的寶貴時(shí)間和精力。
舉例說：據(jù)Battles聲稱，“在情況好些的月份”，財(cái)務(wù)部門的月末結(jié)賬流程至少也要花十天的時(shí)間。她強(qiáng)調(diào)，業(yè)界的最佳實(shí)踐被認(rèn)為是六天;十天充其量也只是平均數(shù)。用SaaS進(jìn)行改造后，同樣的流程只要花四天。
Battles說：“過去財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)花在那些例行手續(xù)上的時(shí)間實(shí)在太多了。”她補(bǔ)充說，節(jié)省下來的時(shí)間轉(zhuǎn)而用于分析、預(yù)測(cè)和業(yè)務(wù)開發(fā)等方面上——這些都有助于打破財(cái)務(wù)專業(yè)人員只會(huì)擅長計(jì)算的刻板形象。“這讓我們可以提升自己的形象，讓我們更加成為主管和董事會(huì)眼里的業(yè)務(wù)伙伴，而不是他們眼里的交易引擎。”
對(duì)于財(cái)務(wù)迷們來說：新應(yīng)用軟件有助于優(yōu)化的一個(gè)具體方面就是收入確認(rèn)，該公司用NetSuite使這個(gè)方面實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。同樣地，Host Analytics用自己的軟件使財(cái)務(wù)合并實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。
Battles說：“大多數(shù)收入確認(rèn)方面存在問題的中小企業(yè)使用電子表格。電子表格里面存在好多錯(cuò)誤，要花的時(shí)間長得多，而且非常不方便。”
值得一提的是Battles的頭銜：她現(xiàn)在是公司的首席財(cái)務(wù)官，而不是首席信息官或首席技術(shù)官。Host Analytics的內(nèi)部IT資源主要投入于傳統(tǒng)的桌面支持。該公司還有一支面向客戶的外部服務(wù)團(tuán)隊(duì)，幫助內(nèi)部采用自己的軟件。
Battles說：“其實(shí)，我們?cè)趯?shí)施這些項(xiàng)目時(shí)沒有基礎(chǔ)設(shè)施，也沒有IT支持。SaaS的架構(gòu)方式就是配置，而不是定制。我們?nèi)似渌咀庥昧塑浖?rdquo;
SaaS還席卷了該公司的其他部門。比如說，Host Analytics現(xiàn)在使用Salesforce.com系統(tǒng);公司最近還決定電子郵件系統(tǒng)從托管型Exchange改用Google Apps。盡管有些廠商一再宣傳SaaS及其他托管型IT職能一貫可以節(jié)省成本，但Battles表示，公司圖的是完善技術(shù)，而不是削減成本，對(duì)中小企業(yè)當(dāng)中的小企業(yè)來說更是如此。
Battles說：“關(guān)鍵在于現(xiàn)在有了過去只有大企業(yè)才享用的工具。而由于這些工具，變得更具有競爭力。”
Battles為推行類似戰(zhàn)略的主管和經(jīng)理(無論是不是財(cái)務(wù)部門的)給出了下列忠告：
要有合適的人員：“事先想好，先做好基本工作。你仍需要有足夠人員的團(tuán)隊(duì)來引導(dǎo)這項(xiàng)工作，才能確保基礎(chǔ)已打好。”
要有正確的流程：“要了解自己的流程和政策。應(yīng)用程序肯定要支持你信任的流程。比如說，要是你的預(yù)算流程在不斷變化中，圍繞它設(shè)計(jì)一款應(yīng)用軟件就不是好主意——如果你改變了預(yù)算流程，那么就得重新設(shè)計(jì)構(gòu)建應(yīng)用軟件的方式。”
為未來而構(gòu)建：“你沒必要一蹴而就，但我認(rèn)為你對(duì)未來一定要有很好的愿景。”
采取輕重緩急、按部就班的做法：“別搞得不知所措。你沒必要什么都馬上去做。SaaS的魅力在于，你可以入手、重復(fù)、學(xué)習(xí)和調(diào)整，然后逐漸擴(kuò)大。”
集成關(guān)鍵應(yīng)用軟件：“集成步驟常常被漏掉或忽視，以為這是沒必要的額外成本。只要你能選擇幾個(gè)主要的應(yīng)用程序，并把它們集成起來，就能發(fā)掘許多的價(jià)值。”
了解你購買的東西：“我覺得在我們實(shí)施的一個(gè)項(xiàng)目中，我們最后做了大量的工作，結(jié)果花費(fèi)了太多。”具體來說，Battles是指，中小企業(yè)應(yīng)該仔細(xì)閱讀工作說明書的附屬細(xì)則，考慮自己需要什么、自己花費(fèi)什么。如果你準(zhǔn)備繁重的任務(wù)自己搞，那就不要購買服務(wù)——這實(shí)際上也是Battles所建議的：“如果全面了解了情況，你可以按自己想要的方式來構(gòu)建，而且培訓(xùn)起來很快。”
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