負責組織數據保護技術決策的IT專業人員需要意識到，現在是超越“孤島”方式的時候了，組織的信息在不同的地點和存儲類型的重復復制，可以通過信息管理的角度來看待他們的數據景觀。
傳統的孤島方法有很大的局限性。組織可能用這種方法有機地成長起來。備份主服務器，添加電子郵件歸檔，災難恢復設置，采購合規性監控系統，添加更多自己需要的系統和基礎設施，但在某些時候，孤島模式不再能夠充分擴展，并沒有提供滿足業務需求的價值。這些不同的信息孤島造成信息管理過程中的低效率，以及缺乏單一的控制平面。多個數據源意味著更多的存儲庫來保護和管理更多的數據源，以監控合規性并搜索電子發現。
關鍵組件
解決方案在于信息聯合，其中將來自所有來源的數據的有效存儲副本匯集在一起??，并將元數據索引和全文索引提供給有意義的可搜索信息的單一的點。根據這些方面，云計算信息管理(CIM)平臺與當前的數據系統協同工作，它不能全面替代它們。它可以鏡像，索引和跟蹤所有現有內容，以便可以隨時從云端訪問和執行內容。
當組織實施CIM平臺時，他們應該期望它從不同的源(如文件服務器、虛擬機、端點和SaaS應用程序)收集和合并原始的和擴展的元數據，以便在云中創建一個輔助的的副本。此副本可用于多種用途，并由系統自動更新以捕獲更改。這種聯合系統不僅簡化和統一了數據，而且使其完整和全面。CIM的核心是高度優化的備份引擎，可以收集原始和擴展元數據，并將其完全重復數據刪除，從而無需冗余備份副本。為了確保組織的數據更安全，云本身受到云基礎設施提供商內置冗余的良好保護，以確保數據的可靠性。所有的系統和設備數據都在IT管理器選擇的正常間隔中同步，所以它永遠不會過時。
云原生解決方案
現代云信息管理架構是云原生的，意味著技術是從根本上構建的，以利用云計算的好處。真正的云原生信息管理方法并不僅僅是將云連接嵌入到現有的管理系統上，而是利用云計算的獨特功能來以更智能，更緊密，更有效的方式管理信息，而不是傳統的信息管理系統。許多基于云計算的服務比簡單的應用程序更復雜，但它們是整個集成的云堆棧，通常包括軟件即服務(SaaS)，平臺即服務(PaaS)和基礎設施即服務(IaaS)。例如，行業廠商提供的集成信息管理解決方案可以緊密地綁定所有三個層的元素，以優化數據的捕獲和存儲方式，如何獲取，以及如何與其他系統相互連接。
簡化的方法
云計算信息管理系統可以幫助組織解決這一復雜性，提供中心接入點，提高數據可見性，減少法律和監管風險，以及降低成本。以下是為企業考慮云計算信息管理的最重要的原因。
保證全面的數據收集 - 隨著個人數據孤島的增多，IT經理對此表示擔憂(可能基于現實)，他們在嘗試構建一個完整的集合時缺少一些數據。即使他們終于得到一個完整的集合，可能也是馬上過時的。一個云原生平臺可以進入企業數據保存的所有地方，從服務器和桌面到平板電腦，智能手機和云應用。他們會知道他們正在獲取所有的數據。
簡化備份和恢復 - 在硬件和管理成本方面，傳統的備份系統可能速度慢，繁瑣且費用昂貴。由于它存儲云基礎設施中所有數據的次要副本，因此本地不再需要備份硬件。并且因為它根據可配置的時間表不斷更新，它幾乎消除了執行傳統備份的整個概念。任何時間點的數據備份(包括歷史記錄)都可立即提供，確保系統快速恢復。
適用全球各地的產品 -因為云計算與位置無關，所以組織可以隨處訪問。如果服務器崩潰，企業IT人員可以輕松地恢復數據，就像在數據中心一樣。
易于分析趨勢的信息 - 由于云系統索引每個數據文件的全文，企業可以識別數據使用趨勢。采用儀表板提供對整個信息管理系統的訪問，按服務，用戶，按設備和按日期的活動摘要。
潛在數據訪問異常的早期預警 -不斷監控組織效率低下的信息系統，而且不具有成本效益。通過真正的云計算信息管理解決方案，可以在檢測到異常活動時立即自動提醒管理員。
確保遵守規定-依靠個別IT部門管理復雜和不斷變化的合規性問題的信息可能會使組織面臨風險，因為人們會犯錯誤。為了確保所有數據存儲符合有關隱私，機密性和保留性的適用規定，采用云計算信息管理系統是一個更加明智的策略。云計算系統可以設置為監視某些類型的法律和法規合規性問題，并可以在進行調整時發送警報。
使電子發現更快更輕松 - 當組織的信息與待決訴訟相關時，挖掘所需的信息可能是數據分布在許多存儲位置的耗時的任務，但是主動收集云信息管理數據，可以使整個過程更快更容易。
與其他選項相比節省了資金 - 與傳統系統(如基于硬件的備份設備和以日志為中心的數據分析工具)相比，基于云計算的信息管理可以使組織節省大量的成本。節約成本來自以下需要的領域：
•購買和維護備份和其他信息系統硬件和軟件
•將物理備份介質存儲在場外，并每天將其傳送到數據中心或從該數據中心傳送
•分配IT人員來管理多個信息系統硬件和媒介
相比之下，云計算信息管理(CIM)系統能夠：
•服務器崩潰時，恢復更快
•大幅減少中斷和收入損失
•由于數據可見性的增加，進行更好的管理決策
•增加攔截可能昂貴的數據威脅，如勒索軟件
組織的云計算信息管理方法可確保跨服務器，端點和云應用程序的數據可用性和信息治理。由IT部門創建并集中管理策略，將精細設置歸檔到備份的文件類型和位置，如何進行災難恢復，以及數據歸檔在云端中進行分層，而不會給基礎架構造成重大的負擔。
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