一項簡單的元數據標準化戰略足以改善決策制定、數據治理以及數據安全性等眾多令人頭痛的難題。
移動、云計算與大數據等新興事物皆作出了美好的承諾，宣稱將幫助企業在提升執行效率與生產力的同時，有效改進決策制定效果并降低運營成本。這些旨在進一步強化企業競爭力的目標當然值得肯定，不過新技術的出現同時也給IT、法務以及合規團隊帶來了新的復雜性、控制難題甚至隨著端點數量史無前例的快速增長而導致海量數據在處理過程中不可避免地造成可觀成本——具體包括移動設備以及第在方托管服務。不過通過對信息元數據進行標準化處理的方式，我們仍然有機會克服以上提到的種種挑戰。
如果IT部門并不完全了解企業自身擁有哪些數據以及各類信息所駐留的具體位置，那么他們顯然也無法確保能夠在正確的時間將其交付給正確的對象，更談不到保證有價值信息免受泄露及盜竊活動的影響、或者根據新型隱私政策而將隱私信息加以刪除了。電子發現所帶來的成本會隨著所需收集的數據量的不斷增加而大幅提升。而即使企業用戶能夠承受對所需信息進行的種種日常操作，他們也會發現自己用于進行大數據分析的數據素材會變得愈發難以尋找及控制，這勢必會在拉低生產效率并造成冗余負擔的同時，斷絕利用潛在信息指導決策制定這一最為根本的分析訴求。
為了保證對不斷膨脹的數據總量擁有可靠的控制能力，企業需要開發出涵蓋全部數據內容的審視途徑——無論其由誰創建、在哪里活動以及與哪些對象共享。遺憾的是，大部分企業認為這項工作不僅會帶來高昂的成本，甚至包含多種極為嚴苛的挑戰。然而，我們仍然能夠找到一種簡單而且具備成本效益的方式來完成此項目標，只要大家愿意持之以恒加以推進——而且這至少要比什么都不做更科學也更有效。
這項戰略的基礎在于將原本被廣泛應用于結構化數據庫當中的元數據標準化機制推廣到企業環境、內部乃至云端的全部其它數據當中，包括所有消息類型(例如電子郵件、文本以及短信消息、社交媒體等等)、文檔(包括文件處理、電子表格以及演示文稿等等)甚至是日志文件。在某些監管要求較高的行業當中，例如金融服務業，元數據標準化也可以被用于處理語音通信數據，例如通話錄音以及語音郵件文件。
舉例來說，如果大家擁有一套主“worker” ID數據庫(即面向員工與外部合作成員的數據庫)。使用該ID作為所有文檔、消息以及數據庫記錄的標簽，其中包含這部分數據由誰創建、由誰訪問以及由誰刪除，如此一來我們就能將一系列商務流程根據相關數據分為多個層次并回溯至特定人員，而無論該數據到底是保存在云環境當中抑或是在不同移動設備之間往來傳輸。通過這一步驟，大家也可以幫助電子發現流程提供執行效率，同時實現數據保護與隱私保障。除此之外，我們還能夠借此橫跨全部數據來源(包括應用程序、共享服務、內部以及云環境等等)針對每一位員工識別出其完整的“數據痕跡”。
元數據標準化機制能夠降低數據的查詢與檢索難度，而且同時亦可以為大數據分析項目帶來顯著助益。舉例來說，如果大家利用標準化客戶ID與產品ID對同客戶以及產品相關的數據進行標記，以自動化方式為其添加分析值、檢查其是否與企業尚未開發出產品的特定市場需求相關，進而幫助負責實現產品營收的員工更好地完成銷售工作，了解客戶溝通與客戶投資之間的關系，甚至能夠把握住很多如今極難甚至根本不可能達成的設想與機遇。在豐富數據的同時降低或者消除標準化、核對、映射以及其它一些既耗費時間又耗費資源的手動任務，無疑會給企業帶來極為積極的正面影響。
讓我們再看看其它重要的用例。將數據遷移至防火墻之外讓一項重大挑戰在CIO眼中變得更加緊迫而有待解決，即在任意企業當中，約有75%的業務數據完全無用——那么我們該如何將有價值的部分提取出來?如果大家希望能夠對保存在任意環境當中的數據加以管理，而且希望回避數據中心而直接將數據移動到云端當中，那么最重要的一點就是弄清楚云環境下存在著哪些數據、其中哪些重要性較高而哪些毫無價值。運用標準化元數據方案處理全部企業數據能夠顯著改善我們識別關鍵性數據的效果，具體包括商務、法務、記錄、合規以及安全等層面，從而幫助企業在晦暗的數據海洋當中找到一條光明的航道。
演進而非革命
我們用于顯著改善數據管理并支持電子發現、合規性要求、數據碎片處理以及網絡安全與威脅響應等任務的標簽數量并不像大家想象中那么復雜。如前文所提到，大家完全可以利用員工ID、客戶ID以及產品ID來作為新方案的出發點。其中的關鍵在于，我們應當保證標簽的普遍實用性，而非標簽本身的數量水平。如果其數量已經多到難以被應用至所有位置的任意數據類型，那么企業反而會受到不利影響甚至失去對方案的控制能力。
此外，大家還應當盡可能隨時間推移將標準化方案用于演進系統及用戶行為，而非對其進行徹底顛覆。此類戰略之一在于隨著IT的自然生命周期進行逐步演進。當我們每一次對應用程序、平臺或者服務器做出變更時，都將一部分標準化元數據嵌入進去。最終，使用標準化元數據將成為一種固有習慣，且具備系統性與普適性。而后，一旦整套價值觀被建立起來，我們將迎來預期的投資回報并能夠轉過頭對遺留系統做出調整。
有了這樣一套規范化的實施方法，我們將能夠借助元數據標準化的力量幫助企業準備享受由新型移動、云計算以及大數據技術所帶來的機遇與優勢。對于信息的認知以及控制能力越全面，大家就越是能創造出跨越各類商務流程的執行方案，包括營收增長、可持續性、風險與合規性保障乃至網絡安全與電子發現等等。
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