對大多數企業(尤其是規模不斷擴大的公司)而言，保持可靠和有效的溝通一直是一個難題。如今問題更加嚴重，因為到2020年，美國50%的勞動力將遠程工作。

 

我們很想知道卻很難回答的問題是：你如何確保團隊成員之間建立起重要的聯系，從而提高他們的生產力和敬業度，同時又為雇主提供透明度?

 

 

流動工人與管理者之間所確立的責任心和可見度有助于為員工樹立集體意識，有助于建立這樣一種信心——他們為雇主高效地完成工作。

 

通常，缺乏定期監管和雙向溝通可能會使公司付出代價。這其中有些成本是浪費時間在公司不需要的東西上，以及浪費在補償工人方面的不必要的金錢。交期可能會錯過。訂單可能會流失。工人被新人取代，而新人卻重蹈覆轍。

 

在連通性、問責制和移動性以及實現這一目標的有效資源之間找到平衡，這很重要。在虛擬工作環境中，橫跨所有平臺的語音通信質量特別重要。例如，統一通信公司Deltapath與杜比(Dolby)合作，將電影般的通話質量引入后者的平臺。如今，該公司的技術能夠消除一切非人為聲音和背景噪音(無論用戶是客服代表還是團隊成員)，呼叫聽起來就像是每個參與方都置身于安靜的會議室，即便他們很可能身處一場嘈雜的音樂會中。

 

屏幕捕獲時間日志程序是另一個可以提高工作透明度和可見度的工具。 Hubstaff是我的坐席用來遠程監視正在完成的工作的工具之一。在整個工作期間，該程序會定期抓取屏幕截圖，跟蹤應用程序和URL活動以及鼠標使用情況，雇主可以查看這些屏幕快照以確保進度。客戶可能會問為什么某個任務要花這么多時間，向他們匯報原因時使用該系統也大有裨益。

 

 

如今，我們大家都通過移動設備保持聯系，這是顯而易見的，鑒于95%的英國公民和美國公民都可以使用某種移動設備，這不足為奇。無論是在手機，平板電腦還是筆記本電腦上;無論電子郵件、即時消息、Slack、Zoom或任何其它程序，其共性在設備上得到了體現。這些通信工具的優點在于，人們可以使用各種應用程序對其進行自定義，以適合每家公司的需求，從而在每個特定組織內將通信效率和速度最大化。

 

由300多名自由職業者組成的公司Culture Trip使用了一系列專門針對自由職業者的傳統策略在線工具。由于管理者們同時也是許多自由職業者的導師，因此他們發現，使用谷歌環聊對小組進行指導的方法非常有效。他們還有一個微站，這個微站包含與各種工作實踐、政策、GDPR(《通用數據保護法規》)和許多其它項目有關的完整指南。

 

對于一家公司來說，交流可能主要是通過Slack、電子郵件和群文本進行的，而對于另一家公司來說情況則完全不同。移動設備的靈活性和適應性為公司和員工提供了各種機遇和可能性。新技術一直在市場上出現，這些技術使溝通變得更容易且更高效。市面上甚至還有可以發消息的應用程序，你可以在這些應用程序中直接發送即時消息。由于可以定制這些設備，如今我們作為傳統公司的面貌得以改變。

 

 

研究表明，團隊成員及管理者之間的關系會對員工的生產力和敬業度產生重大影響。如果你的員工無法接觸其部門的管理者，他們可能會難以維持工作效率。他們可能無法就自己的工作任務獲得清晰的說明，因此，如果他們被迫妄加揣測雇主的需求，那么他們很可能不得不重新做一遍。

 

解決溝通難題的一種方法是建立定期的簽到流程，并每周在管理者及團隊之間召開一次會議。每天安排固定的時間，員工可以在此期間將任何非緊急問題發送給管理者，這也大有裨益。

 

企業必須鼓勵管理人員填寫工作日程以保持最新狀態，并在適當的時候告知工作人員。雖然常規的電子郵件和文本消息很好用，但也不要低估面對面對話的價值，這一點很重要。甚至通過視頻傳達的肢體語言和面部表情也可能對團隊成員之間所建立的關系產生重大影響。

 

 

雖然保持良好的溝通和協作過程是當今企業面對遠程工人和移動工人所面臨的最大挑戰——安全性不容忽視，這很重要。在這個由網絡恐怖主義和全球黑客攻擊所定義的時代，所有公司都開始質疑如何保護數據，員工和信息的安全。

 

通常，在典型的辦公環境中，各大公司將采用適當的過程，策略和協議來覆蓋從密碼策略到病毒防護的所有內容。但是，遠程員工可能會遇到各種迥異的風險。例如，遠程員工可能會嘗試從不安全的環境(如咖啡店或免費的Wi-Fi站)訪問互聯網連接。

 

最好建立一些緊急情況下的簽到協議，以防發生可能損害遠程工作者作業的危機或威脅。確保移動工人知道如何維護信息安全，并確保他們安裝了正確的防御軟件，例如病毒防護。實際上，將安全更新作為每月團隊會議以及入職流程不可或缺的一部分可能是一個很好的提示，這有助于確保其系統和防護軟件是最新的。

 

那些沒有現成IT人員的企業可以求助Infosec這樣的公司，這些公司專門在安全意識方面對移動員工進行培訓。通過網絡安全教育，各大公司可以使遠程員工具備正確的知識，工具和思維方式，以防止他們受到外界的網絡攻擊。

 

 

雖然支持員工閑聊似乎有點說不過去，但研究表明，建立融洽關系有助于提供他們的敬業度和幸福感。最終，許多遠程工人和移動工人沒有太多機會在情感上與團隊成員建立聯系。可以這么說，這使得某些員工很難有歸屬感。

 

鼓勵員工討論共同的興趣愛好，從而使員工與員工之間建立關系，這將有助于更好地解決問題，想出更好的點子并提高客戶服務水平。為了工作順利進行，下面就來看看你可以在公司中實施的一些建議。

 

•舉行圓桌視頻會議，以便每個人都有一定的機會看到團隊成員。

 

•鼓勵人們每周進行虛擬聊天，讓他們分享每周的見聞

 

•使用各種有助于打破沉默的談話來鼓勵人們建立感情。例如，你可以讓團隊中的人通過視頻通話向你展示他最喜歡光顧的地方或咖啡店。

 

•為虛擬午餐或咖啡約會提供少量津貼，以支持員工建立關系。

 

 

最后，請記住，有時移動工人和遠程工人可能難以將工作與生活區分開。人們通常會認為，他們花越少的時間工作，他們越能取得工作和生活之間的平衡。但是，事實并非總是如此。遠程工人和移動工人常常受到各種干擾，這使他們的工作和生活之間的界限變得模糊不清。

 

為了確保員工始終敬業并使他們不至于常常精疲力盡，你必須著重鼓勵他們在工作場所與個人空間之間劃清明確的界限。例如，要求你的員工在公司內聯網和應用程序上使用狀態顯示功能和出勤功能，以便其他團隊成員知道他們何時有空。當員工不在工作時，他們應該能夠完全置身于工作之外。

 

盡管投身于工作和業務是一件好事，但是人們永遠無法從沒完沒了的工作環境茁壯成長。

 

 

研究向來表明，各大組織可以從遷移到遠程環境中受益。而且，在可預見的將來，員工對遠程工作的要求正在增加，并且將繼續增加。同樣，由于失業率很低，這絕對是一個由雇員主導的市場，也就是說，雇主必須比以往更努力地留住工人。從本質上講，企業要么必須付出一定的代價使員工滿意，要么找人替了他們。通常，替換他們的成本非常高昂。

 

你的業務是否與移動行業的最新發展保持同步?貴公司如何滿足當今和未來員工的需求?你如何使用最新，最出色的小工具，應用程序和其它程序來改善雇主與雇員之間的溝通?現在是時候開始加速了嗎?

 

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