市場活動、會議、展覽是目前諸多企業(yè)進(jìn)行市場推廣時所普遍采用的手段，它可以根據(jù)企業(yè)發(fā)展過程中不同階段的需要，在建立品牌的知名度、提升美譽度、保持忠誠度以及潛在客戶的開發(fā)等方面起到積極的推進(jìn)效果。但由于市場競爭的日趨激烈，產(chǎn)品質(zhì)量的競爭已經(jīng)由原來的核心地位發(fā)展成為基礎(chǔ)地位，服務(wù)競爭和實力競爭成為了焦點。很多企業(yè)不惜投入重金到展示企業(yè)文化、證明企業(yè)實力的市場推廣活動中，他們重視專業(yè)的公關(guān)策劃和形象包裝，專業(yè)的會務(wù)管理和服務(wù)，甚至在茶點的安排或禮品準(zhǔn)備方面都有別具匠心之處。

出于對市場投資回報率的綜合考慮，一次成功的市場推廣活動不僅需要具備優(yōu)秀的活動創(chuàng)意、卓越的公關(guān)策略、細(xì)致的活動管理、周到的媒介監(jiān)控，熱烈的會議場面，還需要特別重視參會嘉賓的質(zhì)量。因為嘉賓質(zhì)量決定著每一次市場推廣的價值，只有邀請到相對匹配的嘉賓參與，市場推廣才會為企業(yè)帶來真正的收益。

筆者在多年從事外包型呼叫中心運營的過程中，多次帶領(lǐng)團隊利用呼叫中心為多家大型國際知名企業(yè)的市場推廣活動進(jìn)行活動邀請工作，希望以下的經(jīng)驗?zāi)芙o讀者帶來一些啟發(fā)。 你準(zhǔn)備好了嗎？ 對于活動的邀請工作而言，準(zhǔn)備階段是至關(guān)重要的。準(zhǔn)備工作的充分與否，將關(guān)系到活動邀請的風(fēng)險程度和最終效果。因此，在沒有進(jìn)行相關(guān)的準(zhǔn)備工作之前，不要急于開始項目的實施，否則將事倍功半。就一般市場推廣活動而言，需要進(jìn)行的準(zhǔn)備工作主要包括以下幾個方面： 1、市場推廣活動的分析和評估 任何市場推廣活動都是針對性和目的性的，分析的主要目的就是活動邀請的項目實施負(fù)責(zé)人向市場活動的策劃方了解本次市場推廣的目的、需求、對象以及目標(biāo)（上限和下限）等關(guān)鍵要素，進(jìn)而制定出切實可行的邀請實施計劃，此計劃應(yīng)該包括以下幾個方面： 邀請的周期（開始時間和終止時間，進(jìn)行幾輪邀請）； 方式（直郵、傳真、電子郵件、電話、網(wǎng)絡(luò)等）； 參與實施的人員（素質(zhì)、經(jīng)驗、數(shù)量等）； 流程（邀請、確認(rèn)、提醒等）； 成本預(yù)算（人力成本、固定成本、電信成本等）； 策略（執(zhí)行頻率、分工、監(jiān)控、標(biāo)準(zhǔn)等）； 資源（咨詢熱線、IVR、注冊系統(tǒng)等）。 此外，不要忽略對該邀請的可行性評估，分析應(yīng)該在評估的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

在評估中最經(jīng)常的考慮有三個方面： （1）、成本投入是否得當(dāng)。不要把較多的成本投入到價值較小的市場推廣中。這其中，尤屬人力成本的投入最大。因此，邀請的成本應(yīng)該由會議的價值決定，而非由會議的規(guī)模決定。對于規(guī)模較大、價值相對較低的會議可以適當(dāng)將邀請的周期放長，采用電子郵件群發(fā)配合在線注冊的方式將是比較經(jīng)濟的考慮。 （2）、是否有與本次活動相沖突的會議在同期舉辦。一般四、五、六、九、十、十一月份是會議比較集中的時段、各家企業(yè)都會利用這段黃金時間進(jìn)行市場推廣活動。在邀請前，了解競爭對手的活動安排，以及行業(yè)內(nèi)部影響力比較大的會議安排是必要的。其實競爭并不可怕，了解的目的就在于如何采用更好的組織策略和邀請手段將你所關(guān)注的客戶請進(jìn)你的會場。 （3）、其它市場宣傳手段的配合是否到位。盡管利用呼叫中心進(jìn)行會議的邀請在質(zhì)量和個性化服務(wù)方面有著突出的優(yōu)勢，但也應(yīng)該看到，對于追求大規(guī)模、高影響力和卓越效果的會議而言，僅依賴呼叫中心是不夠的。因此需要通過評估，確定使用一些輔助手段對會議進(jìn)行更廣泛地宣傳，例如，邀請期內(nèi)在行業(yè)內(nèi)知名媒體上投放軟硬性廣告。 為了使會議邀請達(dá)到理想的效果，最好請在市場分析、客戶關(guān)系管理、活動組織等方面有經(jīng)驗的人員一同參與評估。 2

2、邀請數(shù)據(jù)的分析和準(zhǔn)備 數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備可謂是會議邀請成敗的關(guān)鍵。經(jīng)驗豐富的企業(yè)會通過建立數(shù)據(jù)倉庫的方式，為市場推廣乃至業(yè)務(wù)開發(fā)提供充沛的數(shù)據(jù)資源，同時又通過每一次活動邀請的機會將匹配的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的更新和整理，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和高價值。 在會議邀請前，需要在對會議目標(biāo)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的搜集和整理。 數(shù)據(jù)搜集就是在數(shù)據(jù)倉庫中查找與會議要求相匹配的數(shù)據(jù)信息，或在數(shù)據(jù)倉庫中數(shù)據(jù)缺乏的情況下，通過向第三方購買或其他途徑獲得數(shù)據(jù)的過程。在進(jìn)行數(shù)據(jù)搜集的過程中，除需要注意一些諸如區(qū)域、聯(lián)絡(luò)方式、部門等基礎(chǔ)字段的匹配外，還要注意一些特殊字段的要求，例如：參會人員的歷史信息（是否參與過同類型的會議或其它會議的記錄）、級別（是否具有決策權(quán)或參與決策能力）、企業(yè)的性質(zhì)及規(guī)模、數(shù)據(jù)的時效性等，這些信息都將對活動邀請的效果起到積極影響。當(dāng)為邀請200人的會議而要面對擁有5000條數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)倉庫發(fā)愁時，這些信息將幫助理清思路，輕松的找到最需要的那一部分?jǐn)?shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)整理，就是將從外界獲得的（包括第三方購買）的數(shù)據(jù)與企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫中已有的數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾處理，篩除重復(fù)的信息，保留時效性最強的那部分?jǐn)?shù)據(jù)。不要用未進(jìn)行整理的數(shù)據(jù)進(jìn)行直接邀請，這不僅會為今后的工作帶來麻煩，更重要的是它將在增加成本的基礎(chǔ)上受到被重復(fù)邀請的客戶的抱怨，對客戶滿意度產(chǎn)生非常不利的影響。 對于沒有建立數(shù)據(jù)倉庫的企業(yè)，建議制定出建立計劃并盡快著手實施。因為數(shù)據(jù)倉庫給企業(yè)帶來的不僅僅是推廣活動中嘉賓質(zhì)量的提高，更為深遠(yuǎn)的意義是，它將是經(jīng)營模式的一次重大革新。在以客戶關(guān)系管理為核心的時代里，客戶（包括最終消費者、上游的供應(yīng)商、下游的分銷商和零售商，以及企業(yè)的內(nèi)部客戶）不再是模糊的一個群體，而是清晰、鮮明的個體。企業(yè)必須提升自身價值鏈上的整體競爭實力，以適應(yīng)新的競爭規(guī)則。

3.情景對白的準(zhǔn)備 情景對白即呼叫中心通常所說的“Tele-script"，是參與電話邀請人員所使用的語言范本。它可以幫助邀請人員了解邀請的流程、把握活動的特色和邀請的要點。情景對白最主要的作用如下： （1）給有經(jīng)驗的電話邀請人員提供一個邀請的邊界，使他們能夠在設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)時間，通過有效地分析，完成對客戶的個性化服務(wù)； （2）對于經(jīng)驗較少的電話邀請人員而言，情景對白將幫助他們把握邀請的亮點和要素，在很大程度上緩解他們對于電話服務(wù)工作的緊張和不適應(yīng)； （3）情景對白的設(shè)計是有經(jīng)驗的人員對目標(biāo)客戶進(jìn)行的提前分析。 就一般活動邀請而言，需要針對不同的客戶類型和層次設(shè)計符合不同需求的語言范本，而避免千篇一律。例如，一次規(guī)模較大的新產(chǎn)品的推廣活動中，如果需要邀請的目標(biāo)嘉賓既包含了企業(yè)長期的合作伙伴，也包括了需要開發(fā)的潛在客戶，那么提供給他們的邀請服務(wù)所使用的情景對白應(yīng)是有區(qū)別的，因為他們對企業(yè)的了解程度有著深淺的差異。對于合作伙伴，情景對白需要突出雙方的合作關(guān)系和本次活動對于今后合作的深遠(yuǎn)影響；對于潛在客戶，除了要介紹會議本身的影響外，還需要向客戶簡要的介紹企業(yè)的實力，以吸引他的注意力。設(shè)計巧妙的情景對白加上優(yōu)秀服務(wù)人員甜美聲音和智慧的點綴，將為企業(yè)和客戶之間架起通暢的溝通橋梁，在很短的時間內(nèi)使企業(yè)成為被關(guān)注的焦點。

4、邀請前的培訓(xùn)和模擬 為了確保邀請人員能夠巧妙地運用智慧和經(jīng)驗為客戶提供個性化的服務(wù)，使他們詳細(xì)地了解會議的安排、內(nèi)容、目的、計劃和流程是非常必要的。僅僅把一些與會議有關(guān)的資料交給他們是不夠的，會議的策劃人員和組織人員還需要以培訓(xùn)的方式，將一些無法反映在資料中的信息傳遞給他們，使他們不僅了解會議本身的安排，更要了解與會議相關(guān)的一些背景情況，例如歷史的記錄、競爭對手的情況、市場的需求和傾向、優(yōu)劣勢等。會議的策劃和組織人員也可以通過培訓(xùn)，從有經(jīng)驗的活動邀請人員那里得到靈感和啟發(fā)，使活動的安排更加全面和周到。 培訓(xùn)后，應(yīng)安排參與邀請的人員通過角色互換的方式進(jìn)行一對一的情景模擬。這樣做，可以幫助他們身臨其境地了解客戶的感受、發(fā)現(xiàn)情景對白中的潛在問題和增加對邀請的內(nèi)容的熟悉程度。在模擬訓(xùn)練的過程中，應(yīng)該要求邀請人員將情景對白通過反復(fù)訓(xùn)練記在頭腦里，變成自己的語言表達(dá)出來，以避免在進(jìn)行活動邀請中過分依賴情景對白而產(chǎn)生的生硬語氣，以及忽略對客戶反饋的聆聽。

5.報告的設(shè)計 報告是邀請項目執(zhí)行過程中，反映關(guān)鍵信息的載體。報告可以幫助項目負(fù)責(zé)人客觀地了解和分析項目的執(zhí)行進(jìn)度、數(shù)據(jù)質(zhì)量、客戶意向以及挖掘的潛量等信息。根據(jù)反映問題的時間性不同，報告可以幫助項目負(fù)責(zé)人客觀地了解和分析項目的執(zhí)行進(jìn)度、數(shù)據(jù)質(zhì)量、客戶意向以及挖掘的潛量等信息。根據(jù)反映問題的時間性不同，報告可以分為日報、周報、階段報告和總結(jié)報告。由于邀請過程受客觀環(huán)境的影響比較大，項目負(fù)責(zé)人需要及時通過報告了解當(dāng)前的進(jìn)度和問題，以提出有效地改進(jìn)流程的措施，因此日報具有非常突出的作用。 日報的設(shè)計應(yīng)從對問題分析有利的方向進(jìn)行考慮，例如：數(shù)據(jù)的處理量、接觸量、可挖掘潛量、數(shù)據(jù)錯誤率、電話占線或無人接聽的比率、各種結(jié)果的行業(yè)分類、客戶參與意向的分比例、各種登記方式的反饋情況、主會場和分會場登記狀況。

通過對以上信息的分析，一方面項目負(fù)責(zé)人可以很清楚地了解到項目的發(fā)展是否符合預(yù)期的要求，可以快速地進(jìn)行人力資源的調(diào)整和再分配，可以把握各種類型客戶的參與比例，進(jìn)而有效地提高參會嘉賓的質(zhì)量；另一方面，報告中的一些信息將幫助市場活動的組織者及時選擇規(guī)模合適的場地，以免出現(xiàn)場面冷清或場面擁塞的尷尬局面。 除以上幾個主要方面外，在邀請項目實施前，還需要作好宣傳資料的印制和郵寄工作，在這方面需要考慮郵寄的時間安排，最好在電話邀請開始前，確?？蛻粢呀?jīng)收到了該活動的宣傳資料，以降低電話邀請的難度和減少介紹會議內(nèi)容所花費的時間；需要考慮到宣傳資料中的登記表容易被客戶發(fā)現(xiàn)并可以被輕松的撕下來，最好在醒目的位置提醒客戶“復(fù)印有效”或“接受傳真登記”，這樣做可以有效地降低邀請成本并增加新的邀請線索；此外，由于郵政部門對于郵寄信件有著嚴(yán)格的重量標(biāo)準(zhǔn)，宣傳資料和信封的重量也是不容忽視的問題。