MicrosoftExcel是人們使用最廣泛的商業智能和報表工具之一。Excel不僅僅是一個電子表格，還允許用戶收集和整合關鍵的分析和報告數據。作為MicrosoftOffice解決方案套件的一部分，它很容易使用，為用戶提供了先進的分析功能的能力。

盡管它有許多好處，但Excel也有一些限制，阻礙了用戶從數據采集到分析的快速過渡能力。從檢索結構，多結構化和非結構化數據源的數據可以是一個顯著的挑戰。大多數商業用戶和數據分析人員不能直接訪問整個組織各種數據源，作為一個結果，他們不得不依靠這個得到需要的報表。而數據收集只是第一步，能夠在正確的時間將正確的信息傳遞給正確的地方。

源數據是多樣的，很少呈現出符合自己的分析支持的格式。在大多數情況下，分析師必須清理，豐富和加入多個數據集來獲得有意義的洞察力。許多人都使用Excel手動數據準備（準備）功能，這可能需要數小時甚至數天才能完成。

這些挑戰的組合迫使企業用戶和數據分析人員花費更多的時間準備數據（研究發現高達80％的時間），而這比分析的時間更長，這是一個不幸的現實，會帶來成本和導致決策延遲。

如果這聽起來太熟悉了，還有一個更好的方法。許多Excel用戶正在轉向自助服務數據準備解決方案來增強Excel的功能。使用這種技術，分析人員可以從幾乎任何數據源獲取，處理，融合，豐富和準備，而無需依靠IT進行數據訪問或專門報告。在短短的幾分鐘內。該數據可以在Excel,Tableau,Qlik或其他可視化應用程序進行分析。

以下是可以幫助用戶更少準備和更多分析的五種自助服務數據準備方式，并節約時間和成本。自助服務數據準備將有助于業務用戶和數據分析人員：

1.了解他們的數據，并確定需要注意些什么。

Excel允許用戶預覽數據表，但是這通常是一個手動的過程，需要打開大量的電子表格，看看哪些表有正確的信息。此外，復雜的宏可能需要創建隱藏多個數據表。而使用數據準備解決方案，用戶可以快速查看和理解加載前的數據表，并確定數據的質量和需要清理的東西。

2.訪問并準備被困的報告，文本文件，PDF文件和網站內的數據。

手工從報告中復制圖表和數據，文本文件和PDF文件到Excel中可能需要數小時。而一個單元格的數據，必須手動解析成不同的列，每個表需要手動復制和格式化。通過將數據準備工具，用戶可以解析文檔行和列的每個點擊，并將所有的表帶納入進一步數據準備的標準格式。即使是多行報告可以智能地捕捉到整齊的行和列。

數據準備解決方案還允許對網站數據的分析，剔除不必要的內容，如廣告和圖形，使分析人員只選定帶入行和列的數據。

3.屏蔽數據，以確保企業和監管合規性。

使用Excel，需要創建復雜的宏來隱藏的敏感數據。該數據實際上從未從電子表格中刪除;它只是隱藏起來，這可能會引入嚴重的安全問題。有了正確的數據準備工具，用戶可以安全地掩蓋機密數據，如社會安全號碼或帳戶ID，只允許授權用戶看到這些信息。數據可以完全一致進行增加或刪除，別名可以用于數據匯總來創建和基于角色的訪問控制可以實施，以確保企業和法規遵從。

4.調整報告。

看到大數據填充報告的重大變化，這是很難的。規則需要設置以覆蓋閾值，并且它們需要頻繁更新數據。數據準備解決方案為用戶提供了一個完整的報告，清楚地顯示源數據的變化，報告新添加的數據，可以自動更新。

5.自動數據準備

當用戶有新的數據時，他們通常必須手動重做所有的Excel中的數據準備步驟，并創建復雜的宏報告，以便動態更改。而采用自助服務工具，數據準備過程的每一個步驟都被自動捕獲，因此可以重復使用和自動化。用戶可以在預定的時間表運行一個數據準備過程，或者它作為新的數據可用時自動運行。

數據準備授權Excel用戶

授權企業用戶和數據分析，可以用更少的資源提供商業價值，增加分析輸出的質量，自助服務數據準備有助于使Excel成為一個非常寶貴的分析工具。它允許數據快速方便地訪問和準備進行分析的正確格式，使用戶能夠更快地洞察，提高業務流程，并作出更快，更明智的業務決策。