過去的工作，每天加班加點坐在公司;現在工作，家里、咖啡廳、甚至是公園，你可以在任意地點享受著移動辦公的方便快捷。過去出行，地圖、天氣、攻略，無論怎么都難把準備工作做的面面俱到;現在出行，想要去哪，導航會提供你最優的路線，手機輕輕一按，各類美食盡在掌握之中。這還只是大數據時代其中的一個小小縮影，不難發現，無論你已是否準備好。大數據時代，乘著那片“云”，依然來臨。
面臨著時代轉型的重要時刻，利盟CEO回顧了如今大數據時代的時代背景。前不久，全球打印服務領域領先企業利盟董事長兼首席執行官Paul Rooke先生接受媒體專訪時，談論到當今的時代熱點——大數據時代。在線如今的這個時代里，信息量正在呈現出一個爆炸性的增長，不管從種類還是數量上來看，都在前所未有的快速增加。除了信息以外，還有另外一個很重要的元素就是流程，信息和流程是結合在一起的，有些時候信息會驅動流程，有些時候流程要去使用這些信息和內容。
說到大數據時代，在這里不得不提一個概念，那就是非結構化數據。信息按照它的格式大致分成兩個類別，一類就是結構化的數據，另外一類是非結構化的數據。
首先，結構化的數據是按照事先設計好的特定格式進行整理的數據。在企業內部，這些信息都是由核心系統進行管理的，比如ERP、SAP都是進行結構化數據管理的系統。而結構化信息是現在驅動企業業務流程的核心管理信息。另外，結構化數據是由事先設計好的結構化流程進行管理和使用。可能大家認為數字化的信息都是結構化的，但實際上絕大多數數字化的信息屬于非結構化的信息，無法被直接使用。且當這些信息散落存儲于電腦、pad、手機等各種設備中，而且在多數情況下都互不兼容。以PPT為例，可能不同的人使用的格式都是不一樣的，它無法很好的融合在一起。
另一類非結構化信息就是紙張信息。在數字化設備非常豐富的今天，紙張還是非常重要的信息溝通工具，在很多業務流程當中擔任很重要的角色。這里也舉個簡單的例子：比如說銀行，大家現在去銀行開戶，像填寫表格等都要用到很多紙張;如果大家去交付貨物，也需要用紙張來確認。但是，大量使用紙張一則會產生浪費，二則很容易導致低效;完全依賴于紙張進行溝通的業務流程仍是現今很普遍的現象。
非結構化信息造成企業內部溝通不暢 企業急需尋找有效的解決方案
當前，在企業內部，非結構化信息比例高達80%以上，反觀結構化數據，卻只有很小的一席之地，絕大多數的信息都是非結構化，調研顯示，由于結構化的信息系統只能管理結構化數據，大部分非結構化的信息都在核心系統掌控之外的，無法被管理和利用。
信息化管理流程也是如此，目前企業中超過2/3的流程都是非結構化的，即通過紙張以手工或半手工的方式在進行管理。這些流程不能很好的融入于企業核心的管理系統，造成的低效和浪費不可估量。舉個例子，零售企業在日常業務中會收到大量發票和銷售合同等文檔文件，格式不盡相同，如何迅速將其歸檔，納為數字化信息？企業一般選擇雇傭大批工作人員逐一錄入，但所費成本不菲且出錯率高。或者采用OCR等傳統文字識別軟件掃描進入系統，缺點是往往對文件格式有特殊的要求，無法應對非結構化數據多樣性的問題。這樣一來，問題從根本上沒有得到解決。
總的來說，我們看到的普遍現狀是，企業的核心信息(少部分的信息)被結構化的核心系統進行管理，而在核心系統的外部還有大量的非結構化的信息，以數字化的、或紙張的等不同形式存在。這些非結構化信息同核心的結構化系統之間的交流是阻斷的，這必將導致企業內部信息的不通暢。
轉型的重要性
顯而易見，非結構信息與非結構化流程造成企業內容的信息溝通不暢，從而會導致企業缺乏對問題的能見度，甚至在有些情況下出現失控，主要影響有以下幾個方面。
首先是客戶服務。因為你不能及時看到客戶那端是什么現狀，出現了什么問題，無法就此提供相應的解決方案，所以導致對客戶服務受到影響。
其次是營業收入和利潤。之前有提到過，數據顯示2/3的企業不知道其在打印方面的支出，打印量是多少。如果在這方面進行優化和控制，可以增加企業利潤，減少很多的浪費。
最后丟失的是客戶市場競爭力。結構化的系統只能“感覺”到一部分信息，然而大量非結構化信息能給企業提供很多的有價值的信息。如果不能對這些非結構化信息進行吸收和使用，會導致企業在適應市場變化方面變得遲緩，或者難以適應變化。
大數據的演變發展是迅速的，而如果缺少了對非結構化信息的相應處理，使得非結構化信息與流程和企業的核心系統之間無法交流勢必造成企業內部信息溝通的不暢，從而會導致企業缺乏對現狀的能見度，甚至在有些情況下出現失控，造成客戶服務滿意度降低、營業收入及利潤難以達成、整體市場競爭力下降等等問題。
面對著大數據時代的悄然來襲，現在的非結構化信息管理并不樂觀。我們必須有所改變，把結構化信息和非結構化信息連接起來，把使用這些信息的人、流程、應用全部連接起來，才能真正解決非結構化信息難題，打造信息通暢的企業環境!
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