如果人工智能對人力資源部門產生深遠影響，那么需要組織做好準備。這不是一項簡單的任務，人力資源部門是否有足夠的時間來準備?
Nexient公司主管人力資源的副總裁Dan Broekhuizen說，“顯然對于人力資源部門來說，時間并不足夠，我們仍在使用過時的指標。除了人員的更替率，沒有可量化的方法來確定組織人員職業生涯的健康發展。也許每年一次的調查會給人們帶來一些想法，但是每年的調查就像打保齡球一樣，直到球瓶倒下去之后才會看到最終結果，而這種信息獲得太少，也太晚了。因此這是一個滯后的指標。”
Broekhuizen指出，有一些積極進取的組織已經走在了前面，但這只是一些例外而不是常態。如果仔細了解人力資源和人工智能的發展愿景，就不會變得那么樂觀。2019年1月，人力資源行業期刊《勞動力》刊登了一篇文章，其標題是“人工智能即將到來，而人力資源還沒有準備好。”
文章指出，“IBM、普華永道和德勤公司在過去18個月內對人工智能對人力資源的影響進行了調查，而且信息很明確：企業需要人工智能，但他們沒有人才、領導力或人力資源團隊沒有信心來實現這一目標。”
Broekhuizen認為這可能是原因之一。首先，人力資源部門就是像過去常用的IT組織一樣，仍然被視為成本中心，而不是戰略業務部門。實際上，人力資源主管需要進行類似于其IT主管正在進行的轉型工作。
Broekhuizen說，“到目前為止，任何代表人力資源部門或人員的支出都被視為支出而不是投資。由于員工問題被視為一種‘軟’問題，對他們的投資將始終落后于更好的企業資源計劃(ERP)或基礎設施或金融工具的投資，人力資源團隊仍然為此爭論，并提出‘我們怎么可能期望投資人工智能，甚至考慮在求職者跟蹤系統(ATS)和人力資源信息系統(HRIS)之上進行技術投資?’這樣的問題。”
其他因素還包括可能缺乏組織高管支持，尤其是首席執行官和首席財務官，這可能與預算和優先級問題相重疊。另一個問題也同樣重要：沒有人真正期望人工智能能夠幫助人力資源部門進行預測或計劃，或者甚至對人工智能沒有基本的了解。
Broekhuizen說，“有多少組織期望他們的員工或團隊在技術和人工智能方面處于領先地位?作為一個群體，我們更關注責任，遵守規則，并且公平和一致地對待每個人，而不是使用人工智能解鎖的預測性和規范性功能。在技術和人工智能方面，很少有人認為人力資源團隊是最先進的。我們一點線索也沒有，因為我們沒有預料到這一點。”
事實上，在新技術的采用方面，人力資源部門通常被認為是一個落后者，不管公平與否。它在人工智能方面的做法并沒有改變這種聲譽。
Nintex公司技術傳播者Terry Simpson說，“很多時候，人力資源決策者害怕使用技術工具。”他表示，由于其巨大的潛在范圍，人工智能可能更加令人生畏，但企業可以通過早期的成功故事來解決這個問題。人力資源實際上是成熟的，因為它有很多共同的、可重復的過程。
Simpson說，“一旦他們獲得了一些快速簡單的勝利，就會變得非常上癮，很快其他的過程也會隨之而來。”
人工智能和人力資源如何結合在一起
在人力資源可以幫助組織其他人員計劃和發展人工智能的長期影響之前，這種情況仍然在大多數公司中，企業需要了解人工智能如何改變自己的部門。Simpson指出，人力資源工作本身可以成為人工智能入門的良好起點，或者至少具有更高的自動化水平，即使它最初缺乏認知能力。
Simpson說，“大多數人力資源組織通常都必須以非常一致的方式遵循許多流程。其中一些流程包括入職、離職、員工審查、政策簽核、福利、一般咨詢、投訴等。其中許多過程對時間非常敏感，因此將人工智能引入混合中可以消除許多限制，這些限制是我們人類通過在每個步驟中添加文檔和其他任務來引入的。”
他指出，員工離職是一個時間敏感的任務，特別是在計劃之外或意外情況下。他說，“通過配置技術來處理這種情況，人力資源員工將能夠專注于更重要的任務，并為非人力資源員工提供出色的體驗。”
除了基于規則的流程之外，人力資源專業人員還可以考慮更廣泛的人工智能，從人工智能在下一次推廣中發揮作用到促使組織結構的層次化變革等等。Broekhuizen說：“我們開始看到人工智能在增強和提高決策能力和決策速度方面的能力。”
他列舉了一系列發人深省的場景，在這些場景中，人工智能與人類智能和思維相平衡，可以重塑工作場所：
•縮短人才招聘的等待時間
•預測哪些團隊成員更有可能離職
•讓領導團隊了解誰適合晉升
•在職業決策中為個人貢獻者提供更多自由和參與
•使知識工作者能夠基于更好的啟發式方法做出更好的決策
•根據知識和權力，在層次結構方面扁平化組織結構。
在此舉了六個例子，人們就應該真正了解為什么企業對人力資源對人工智能的準備有顧慮。Broekhuizen說：“這將加快決策速度，迫使管理者成為領導者，并使個人貢獻者對他們工作的范圍和規模產生更多的影響。”
人力資源專業人員如何更積極地做好準備
如果從各方面開始，那么專注于提高現有流程的自動化可能是明智的，無論是使用機器人流程自動化(RPA)還是其他技術。做到這一點的第一步是記錄自己的流程;事實上，專家指出，機器人流程自動化(RPA)失敗的一個常見原因是組織試圖自動化他們不完全理解的流程。
Simpson說：“組織喜歡首先從簡單事物開始。像停機請求這樣的東西非常簡單，可以實現自動化。”
Broekhuizen認為，在更大的范圍內，認為準備必須從更大的意識開始。他說，“人力資源專家應該意識到人工智能將極大地影響他們目前在組織中所扮演的角色。無論人們的態度是歡迎還是拒絕，或者是冷漠，人工智能正在到來，它可能是好事，也可能是壞事。它將為決策者和員工提供公平的競爭環境。”
人工智能專家通常會注意到，人工智能的正確操作仍然需要大量的人工監督和決策。這對人力資源來說是一個巨大的機會，但它需要改變。
Broekhuizen說，“如果組織的人員功能仍然具有相關性，那么其相關性將取決于轉變為促進批判性思維的能力，并能夠將這些批判性思維技能帶給組織的其他部門。人工智能可能可以根據機器學習和算法找到模式并做出假設，但謙虛和批判性思維仍然是機器人無法復制的能力。正是這些能力將決定一個組織是其所在行業的戰略執行者還是參與者。”
人力資源部門在組織的發展方面將成為一支相當強大的力量，其前提是其領導者和從業者能夠挖掘潛力而不是隱藏。
Broekhuizen建議說，“不要害怕人工智能，而是接受它，推動它，并愿意適應其改變的工作。與其等待，不如行動。人工智能將會顛覆每個人的工作內容。而能夠理解這種顛覆，并能為如何應對這種變化提供指導的人員將是無價的。”
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