隨著人工智能在工作場所協(xié)作技術中越來越深入，人們將能夠將以往的會議記錄、日程安排等日常任務轉化為一種創(chuàng)造性產出。人工智能的使用將在辦公環(huán)境中創(chuàng)造一個全新的世界，這在幾年前是不可能實現的。

 

以下五種方法可以讓人工智能促成創(chuàng)意會議，并讓會場成為人們獲得有益知識和經驗的場所。

 

 

對于負責會議記錄的工作人員來說，在會議期間，經常發(fā)現記錄筆記的速度很難跟上會議發(fā)言者的講話。而在會議結束后，由于疲于記錄，很可能幾乎記不清會議的內容，更不用說細節(jié)了。

 

準確而自動地記錄會議可能是人工智能可以幫助會議參與者真正專注于大會主題討論的最簡單方法之一。

 

此外，采用人工智能可以搜索會議發(fā)言中的重要關鍵詞和創(chuàng)新想法，讓參與者在會議結束后充分了解每個細節(jié)和想法，讓他們在不必記錄筆記的情況下全程參與，這將成為一場熱烈而不受限制的會議，鼓勵思想碰撞交流。

 

 

人工智能技術建立在基于規(guī)則的決策響應之上，這意味著它可以被教導識別特定的關鍵詞。組織者可能說出一些重要的單詞，人工智能可以識別這些單詞，并做出反應——這意味著人工智能具備了采取行動的能力，這是一項比提供會議記錄更復雜的任務。

 

除了行動項目之外，人工智能可以幫助記錄截止日期，而且如果計劃這樣做的話，它將能夠在截止日期到來時發(fā)出提醒。人工智能可以記錄會議最重要的部分，并在事后分享給參會者，并確保不會忘記任何意圖或必要的后續(xù)行動。

 

 

群組留言或電子郵件更好地為人們提供參加會議的提示。雖然經常有“會議出錯”，但也有一些會議確實產生了深刻的影響，例如讓組織團隊獲得關鍵的靈感，達成了一個關鍵的交易，或者在與管理者、員工或客戶建立關系方面取得突破。

 

例如在LogMeIn公司通信和協(xié)作部門在會議期間，所有參會者對于在會上提出的創(chuàng)新想法做出強烈反應，其參與度和信息共享達到了最高水平。如果能夠充分利用這些時刻，就可以釋放其團隊的全部潛力，在實現最關鍵的目標的過程中推動戲劇性的發(fā)展。其挑戰(zhàn)在于能夠識別和利用這些實例，以最大限度地提高未來會議之間和會議期間的參與度和生產力。

 

人工智能將能夠更容易地識別和記錄這些時刻，因為它們通常是通過非語言的線索來識別的，比如面部表情、點頭、笑聲。筆記記錄者可能無法準確捕捉到這些時刻和其他反應。采用人工智能有助于將這些時刻保持完整，并在以后容易識別，防止偉大的想法被誤解或錯過。

 

 

每個人都經歷過一些似乎沒完沒了一直拖延的會議，或者看到人們在會上竊竊私語進行交流。當人們不關注會議的時候就會發(fā)生這種情況，他們可能在記事本上涂鴉，采用筆記本電腦辦公，或者提出已經討論過的話題。

 

然而，當人工智能可以消除會議中這些平凡的事務，如日程安排或出席，與會者可以快速地完成管理任務和內務管理項目，了解采用人工智能技術將把所有這些記錄下來供以后參考，并進入自由流動的思想交流階段。對于經常舉辦并不總是需要進行重大頭腦風暴的例行會議，人工智能將會促進會議更加有效和簡潔，使參會者很快被會議內容吸引，使其會議舉辦得富有成效，然后投入更有啟發(fā)性的工作。

 

 

會議參與者越多地關注會議內容，就會提出更好的想法和更有創(chuàng)意的問題解決方案，從而建立和諧的團隊關系。參會者在會議中坦誠交流，并創(chuàng)建一個可以發(fā)揮更好作用的團隊。

 

總之，人工智能將改善人們彼此合作的方式。消除會議管理方面的重復性和繁瑣性，可以讓人們的工作減少一些限制。從長遠來看，讓人工智能的助手處理必要而價值較低的任務，比如筆記記錄、行動項目、議程和提醒。讓參會者不必擔心這些任務，可以在每次會議上中有所收獲。